Корпоративный блог

Пресс-центр

При внедрении ERP важно не терять чувства юмора

Недавно в нашей компании успешно завершилось внедрение ERP-системы Microsoft Dynamics AX.

Анна Племяшова, руководитель отдела финансового учета и контроля компании БЕЛТЕЛ, рассказала CRN/RE о том, какие задачи стояли перед компанией, с какими трудностями она столкнулась при внедрении и каких результатов достигла.

CRN/RE: С чем было связано решение внедрить Microsoft Dynamics AX в БЕЛТЕЛ? Каковы были предпосылки этого, потребности бизнеса?

Анна Племяшова: На протяжении многих лет компания предоставляла на рынке России и СНГ решения для телекома на базе оборудования ведущего мирового производителя. Проекты были типовые, аналитические разрезы, скажем так, «линейны». Мы прекрасно существовали в связке: самописная программа, которая формировала четкость и порядок в бизнес-операциях, аналитику для управленческого учета, интеграцию с бухгалтерской программой, ручное формирование отчетных данных в Excel, путем консолидации информации из всех систем.

Но случилось то, что никто не мог предвидеть: наш основной поставщик, компания со столетней историей, на базе продуктов которой мы строили свои решения, обанкротилась. В 2009 г. мы из практически моновендорной компании становимся мультивендорной, расширяем перечень выполняемых работ и внедряемых систем. Как следствие, существенно усложняются проекты, возрастает их количество и масштабы. А заказчики предъявляют более серьезные требования к срокам и бюджету проекта.

И наша самописная программа начинает «трещать по швам». К слову, финансовый отдел – вместе с ней, потому что количество обрабатываемой информации увеличивается, и риски ошибок ощутимо возрастают.

В конце 2010 г. мы решили, что дальнейшее развитие своей системы нецелесообразно (зачем изобретать велосипед), и БЕЛТЕЛ начинает искать решение среди предлагаемых на рынке ERP-систем.

CRN/RE: Какие ключевые требования к системе и функционалу вы предъявляете?

А.П.: Компания БЕЛТЕЛ – системный интегратор с 20-летней историей. Накопленная нами экспертиза позволяет реализовывать очень сложные проекты. Важно видеть и понимать ситуацию по каждому проекту, а если их одновременно ведется несколько сотен – качество выполнения каждого критически важно для общего успеха бизнеса. Исходя из этого, мы и сформулировали цели внедрения системы: создание единого информационного пространства, автоматизацию формирования финансово-управленческой отчетности для принятия обоснованных и своевременных решений, повышение качества исполнения проектов за счет исчерпывающей и оперативной информации по ним и, конечно, развитие и улучшение функциональности текущей системы.

Нам было важно сохранить функционал, который действовал в нашей старой системе: компанией уже выполнен ряд сложных проектов, по которым мы оказываем нашим клиентам сервисную поддержку, в том числе - в формате 7*24. В уже имеющейся системе нашими программистами был написан удобный и функциональный Сервисный модуль. Мы были заинтересованы в том, чтобы сохранить эти наработки и по возможности их улучшить, но не отказываться от них.

CRN/RE: Как выбирали поставщика?

А.П.: Основными критериями, которыми мы руководствовались, были оптимальное соответствие масштабов нашего бизнеса и мощности системы, возможность интеграции с используемыми в компании бизнес-приложениями. Еще один аргумент в пользу ERP-системы Microsoft Dynamics AX – это давнее успешное партнерство БЕЛТЕЛ и корпорации Microsoft.

Определившись с выбором решения, мы запросили у Microsoft рекомендации по компаниям-консультантам. TОРS Consulting были наиболее убедительны: они правильно поняли наши требования к системе и на презентации продемонстрировали интересные и адекватные нашим пожеланиям решения.

CRN/RE: Какие сложности возникали в процессе внедрения? Как вы их решали?

А.П.: У каждого проекта есть сторонники и противники, были они и у нашего. На бумаге все выглядело прекрасно, уже практически подписали договор с разработчиком, когда у руководства компании возникли сомнения: готовы ли мы к этому проекту, нет ли нераскрытых и недооцененных рисков. В нашей компании принято высказывать свое мнение открыто: оппоненты указывают на слабые места проекта, которые могут иметь существенные последствия. Согласиться c ними и защитить проект на «чувствительность» к обозначенным проблемам – сложная задача, но, конечно, выполнимая.

Кроме того, не будем забывать известный афоризм: «Если четыре причины возможных неприятностей заранее устранены, всегда найдется пятая».

За время реализации проекта команда со стороны разработчика поменялась полностью. Ни один консультант не прошел проект от начала и до конца. Этот момент мы еще до начала проекта обсуждали с Microsoft, и вендор нам ответил так: «Не так страшно, если поменяется команда со стороны разработчиков – гораздо рискованнее, если поменяется команда у вас». И время подтвердило правоту этого. К некоторым изменениям мы были заранее готовы: например, необходимость смены менеджера проекта со стороны разработчика после этапа анализа была известна заранее и прошла безболезненно. Некоторые изменения стали неожиданными и для разработчика, и для нас, это повлияло на сроки.

Но и у этих перемен была позитивная сторона: значительно укрепилось взаимопонимание между участниками команды со стороны БЕЛТЕЛ и TopS Consulting. Устойчивости проекта способствовали целостность нашей команды и конструктивные отношения с компанией-консультантом.

Усложнило проект наше желание получить уникальные решения по проектному модулю, модулю расчета с клиентами и сервисному обслуживанию. Весь разработанный функционал потребовал существенного увеличения времени на тестирование. У нас был определенный резерв времени, так что к этому дополнительному объему тестирования мы были готовы.

CRN/RE: Были ли какие-то необычные/смешные ситуации в ходе внедрения системы?

А.П.: Необычных, наверное, нет, а вот веселые – постоянно. Так получилось, что все участники нашей проектной команды обладают развитым чувством юмора, что, кстати, полезно для позитивного настроя в процессе внедрения ERP-систем. Во время очередного показа тестового примера что-то нас так развеселило, что наш хохот привлек внимание генерального директора, когда он проходил мимо переговорной комнаты. Заглянув к нам и увидев на экране демонстрационный пример Microsoft Dynamics AX, а перед ним – хохочущих до слез сотрудников, он произнес небезызвестную фразу: «А, это вы тут репетируете».

CRN/RE: Какие преимущества Microsoft Dynamics AX вы видите по результатам использования системы?

А.П.: Чтобы видеть преимущества, нужно «для чистоты эксперимента» одновременно поработать, скажем, в трех различных системах сразу. Могу сказать как представитель финансового отдела: Microsoft Dynamics AX мне нравится - мне удобно в ней работать.

CRN/RE: Какие ключевые уроки вы для себя вынесли? Какие рекомендации можете дать компаниям, которые находятся в начале внедрения/в процессе выбора?

А.П.: Нужно понимать, все не так легко, как кажется. У нас некоторые задачи заняли много времени в связи с недооцененной «на входе» трудоемкостью реализации. Именно такие, простые на первый взгляд, задачи могут влиять на оперативную работу компании, а без их окончательной и безупречной реализации невозможно перейти на полноценную работу в системе.

Например, у наших коллег по работе с клиентами было огромное количество печатных форм – нужно было собрать из них все данные, объединить, продумать, как они будут консолидироваться. Нам казалось, что это просто – и мы действовали по принципу «мы подумаем об этом завтра». Это было ошибкой: без печатных форм не проходит ни одна сделка, ни одна продажа, законодательство требует вести этот документооборот. Пока мы не решили эту задачу – мы не могли запустить работу системы в полном объеме.

Второй урок: не нужно экономить, там, где это не нужно. Мне, как представителю финансового отдела, хотелось минимизировать ресурсы, но теперь я понимаю, что это была ошибка. Мы несколько затянули этап запуска поддержки ERP-системы со своей стороны, теперь понимаем, что группа поддержки со стороны заказчика должна быть сформирована на начальном этапе проекта. ИТ-специалисты, например, быстрее придут к общему пониманию с консультантами. Конечно, можно работать по принципу «больше ада», но этого «ада» вполне хватит на этапе развертывания.

Наличие своей поддержки значительно упростит реализацию проекта.

Третье. Обязательно нужно закладывать резервные ресурсы: сроки, персонал, дополнительные финансовые вложения. Лучше сдать проект раньше обозначенного «с запасом» срока, чем пытаться в спешке запустить недостаточно протестированный и уникальный функционал.

CRN/RE: Что и кто вас больше всего удивил в процессе внедрения и использования системы DAX?

А.П.: К счастью, особо удивляться не приходилось: ведь мы внедряли уже известную на рынке, предсказуемую систему с предсказуемыми людьми. Напряженность возникает там, где есть неопределенность.

А вот что порадовало – так это отношение команды ключевых пользователей к этому проекту. Все были очень вовлечены и заинтересованы в успешном завершении внедрения. Не боялись работы, ответственности. Очень важно, кстати, говорить людям о том, что их успехи замечены, важны, что без их вклада проект не состоялся бы. У нас в компании принято относиться к людям с уважением, поэтому, наверное, у нас минимальная текучесть кадров. Есть приверженность общей идее, желание быть в компании и изменять ее работу к лучшему, потому что от этого и жизнь меняется к лучшему.

Я работаю в компании около 15 лет, и у меня на глазах создавалась и самая первая версия системы, на которой мы работали долгие годы, делали это сами, придумывали, совершенствовали. Но силами двух программистов «Аксапту» не напишешь – самописная система объективно имеет ограничения, и мы в ее развитии собственными силами дошли до предела.

CRN/RE: Какие преимущества от внедрения Microsoft Dynamics AX получат ваши клиенты?

А.П.: При внедрении таких систем клиенты получают, скорее, косвенные преимущества. Мы не стали предоставлять ощутимые скидки или новые привлекательные условия оплаты. Проекты продолжали выполняться в указанные в договоре сроки. Но благодаря таким системам появляется прозрачность и ясность в операциях. Можно повысить сложность проектов, за которые берется компания, не бояться амбициозных задач. Мы можем наращивать экспертизу и предлагать законченные и красивые решения для бизнеса. Идти не от того, что мы можем, а от того, что нужно нашим клиентам, учитывать их потребности наиболее полно.

CRN/RE: Чем стала для вашей компании Microsoft Dynamics AX?

А.П.: Любая ERP-система – это пять органов чувств. Мы не исключение. Отключите систему – компания ослепнет, оглохнет, перестанет осязать.

Безусловно, процесс внедрения ERP-системы – это вызов для компании, для руководства, для всех сотрудников. Но, как известно, только преодолевая трудности можно подняться на новый уровень.

Любая ERP-система реализует для бизнеса сложные задачи, она не может быть простой. Она охватывает множество процессов, это сложный механизм, все увязать, объединить, проследить и отразить взаимосвязи – очень сложно.

Мне как раз нравится, что система «удерживает» пользователей от каких-то ошибок, потому что она уже настроена на правильную работу, правильные процессы. За счет этой стройности, логичности, слаженности в ней ничего невозможно «подкрутить» и обойти, да это и не нужно. В ней реализована та бизнес-логика, которая соответствует нашему бизнесу, и в то же время в ней реализованы принципы, по которым живут тысячи компаний в мире. Не нужно изобретать велосипед.

Интервью опубликовано на сайте CRN